Privacy beleid

Equipoise B.V.

www.chocoa.nl

Klik hier voor de Chocoa Cookie Verklaring

PRIVACY BELEID

Over ons privacybeleid

Equipoise B.V., de organisator van Chocoa, geeft veel om uw privacy. Wij verwerken daarom uitsluitend gegevens die wij nodig hebben voor (het verbeteren van) onze dienstverlening en gaan zorgvuldig om met de informatie die wij over u en uw gebruik van onze diensten hebben verzameld. Wij stellen uw gegevens nooit voor commerciële doelstellingen ter beschikking aan derden.

Dit privacy beleid is van toepassing op het gebruik van de websites en de daarop ontsloten dienstverlening van Equipoise B.V.. De ingangsdatum voor de geldigheid van deze voorwaarden is 25/05/2018, met het publiceren van een nieuwe versie vervalt de geldigheid van alle voorgaande versies. Dit privacy beleid beschrijft welke gegevens over u door ons worden verzameld, waar deze gegevens voor worden gebruikt en met wie en onder welke voorwaarden deze gegevens eventueel met derden kunnen worden gedeeld. Ook leggen wij aan u uit op welke wijze wij uw gegevens opslaan en hoe wij uw gegevens tegen misbruik beschermen en welke rechten u heeft met betrekking tot de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens.

Als u vragen heeft over ons privacy beleid kunt u contact opnemen met onze contactpersoon voor privacy zaken, u vindt de contactgegevens aan het einde van deze verklaring over ons privacy beleid.

Over de gegevensverwerking

Hieronder kan u lezen op welke wijze wij uw gegevens verwerken, waar wij deze (laten) opslaan, welke beveiligingstechnieken wij gebruiken en voor wie de gegevens inzichtelijk zijn.

Ticketverkoop software

Eventbrite

Onze ticket verkoopmodule is ontwikkeld met software van Eventbrite. Persoonsgegevens die u ten behoeve van onze dienstverlening aan ons beschikbaar stelt, worden met deze partij gedeeld. Eventbrite heeft toegang tot uw gegevens om ons (technische) ondersteuning te bieden, zij zullen uw gegevens nooit gebruiken voor een ander doel.

Eventbrite is op basis van de overeenkomst die wij met hen hebben gesloten verplicht om passende beveiligingsmaatregelen te nemen. Deze beveiligingsmaatregelen bestaan uit de toepassing van SSL-encryptie en een sterk wachtwoordbeleid. Eventbrite maakt gebruik van cookies om technische informatie te verzamelen met betrekking tot uw gebruik van de software, er worden geen persoonsgegevens verzameld en/of opgeslagen. Eventbrite behoudt zich het recht voor om verzamelde gegevens binnen het eigen concern te delen om de dienstverlening verder te verbeteren.

Webhosting

Hostnet B.V.

Wij nemen webhosting- en e-maildiensten af van Hostnet B.V.. Hostnet B.V. verwerkt persoonsgegevens namens ons en gebruikt uw gegevens niet voor eigen doeleinden. Wel kan deze partij metagegevens verzamelen over het gebruik van de diensten. Dit zijn geen persoonsgegevens. Hostnet B.V. heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om verlies en ongeoorloofd gebruik van uw persoonsgegevens te voorkomen. Hostnet B.V. is op grond van de overeenkomst tot geheimhouding verplicht.

E-mail en mailinglijsten

MailChimp

Wij versturen onze e-mail nieuwsbrieven met MailChimp. MailChimp zal uw naam en e-mailadres nooit voor eigen doeleinden gebruiken. Onderaan elke e-mail die geautomatiseerd via onze website is verzonden ziet u de

‘unsubscribe’ link. Indien u van deze link gebruik maakt, zult u onze nieuwsbrief niet meer ontvangen. Uw persoonsgegevens worden door MailChimp beveiligd opgeslagen. MailChimp maakt gebruik van cookies en andere internettechnologieën die inzichtelijk maken of e-mails worden geopend en gelezen. MailChimp behoudt zich het recht voor om uw gegevens te gebruiken voor het verder verbeteren van de dienstverlening en in het kader daarvan informatie met derden te delen.

Hostnet B.V.

Wij maken voor ons reguliere zakelijke e-mailverkeer gebruik van de diensten van onze webhost Hostnet B.V.. Deze partij heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om misbruik, verlies en corruptie van uw en onze gegevens zoveel mogelijk te voorkomen. Hostnet B.V. heeft geen toegang tot onze mailboxen en wij behandelen al ons emailverkeer vertrouwelijk.

AddEvent

Bij het versturen van e-mail nieuwsbrieven met datums van toekomstige evenementen maken wij gebruik van de diensten van AddEvent. AddEvent is een kalendertool voor websites en nieuwsbrieven. Onderaan de nieuwsbrief heeft u de mogelijkheid om evenementen via AddEvent aan uw kalender toe te voegen. Uw persoonsgegevens worden door AddEvent beveiligd opgeslagen. AddEvent maakt wellicht gebruik van cookies en andere internettechnologieën die inzichtelijk maken of e-mails worden geopend en gelezen. AddEvent behoudt zich het recht voor om uw gegevens te gebruiken voor het verder verbeteren van de dienstverlening en in het kader daarvan informatie met derden te delen.

Payment processors

Eventbrite

Voor het afhandelen van een (deel van) de betalingen in onze ticket verkoopmodule maken wij gebruik van het platform van Eventbrite. Eventbrite verwerkt uw naam, adres en woonplaatsgegevens en uw betaalgegevens zoals uw bankrekening- of creditcardnummer. Eventbrite heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. Eventbrite behoudt zich het recht voor uw gegevens te gebruiken om de dienstverlening verder te verbeteren en in het kader daarvan (geanonimiseerde) gegevens met derden te delen. Eventbrite deelt in het geval van een aanvraag voor een uitgestelde betaling (kredietfaciliteit) persoonsgegevens en informatie met betrekking tot uw financiële positie met kredietbeoordelaars. Alle hierboven genoemde waarborgen met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens zijn eveneens van toepassing op de onderdelen van Eventbrites dienstverlening waarvoor zij derden inschakelen. Eventbrite bewaart uw gegevens niet langer dan op grond van de wettelijke termijnen is toegestaan.

PayPal

Voor het afhandelen van een (deel van) de betalingen van onze verkoopfacturen maken wij gebruik van het platform van PayPal. PayPal verwerkt uw naam, adres en woonplaatsgegevens en uw betaalgegevens zoals uw bankrekening- of creditcardnummer, op de manier waarop u zelf uw account geconfigureerd heeft. PayPal heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. PayPal behoudt zich het recht voor uw gegevens te gebruiken om de dienstverlening verder te verbeteren en in het kader daarvan (geanonimiseerde) gegevens met derden te delen. PayPal deelt in het geval van een aanvraag voor een uitgestelde betaling (kredietfaciliteit) persoonsgegevens en informatie met betrekking tot uw financiële positie met kredietbeoordelaars. Alle hierboven genoemde waarborgen met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens zijn eveneens van toepassing op de onderdelen van PayPals dienstverlening waarvoor zij derden inschakelen. PayPal bewaart uw gegevens niet langer dan op grond van de wettelijke termijnen is toegestaan.

Facturatie, administratie en planning

Visma Software B.V.

Voor het bijhouden van onze administratie, boekhouding, planning en klantbeheer maken wij gebruik van de diensten van Visma Software B.V. (Visma eAccounting en Visma Severa). Wij delen uw naam, adres en woonplaatsgegevens en details met betrekking tot uw bestelling. Deze gegevens worden gebruikt voor het administreren van verkoopfacturen, projectmanagement en het bijhouden van een database met klantgegevens. Uw persoonsgegevens worden beschermd verzonden en opgeslagen. Visma Software B.V. is tot geheimhouding verplicht en zal uw gegevens vertrouwelijk behandelen. Visma Software B.V. gebruikt uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven beschreven.

Relatiebeheer

PerfectView CRM Software

Voor het bijhouden van een database van ons zakelijke netwerk maken wij gebruik van de CRM software van PerfectView. Wij bewaren bedrijfsgegevens en persoonlijke gegevens van zakelijke contactpersonen. Deze gegevens worden gebruikt voor het opbouwen en bijhouden van een netwerk aan zakelijke relaties. Uw persoonsgegevens worden beschermd verzonden en opgeslagen. PerfectView is tot geheimhouding verplicht en zal uw gegevens vertrouwelijk behandelen. PerfectView gebruikt uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven beschreven.

CamCard

Voor het bijhouden van een database van ons zakelijke netwerk maken wij gebruik van de diensten van CamCard. Wij delen uw naam en zakelijke gegevens zoals gepresenteerd op uw visitekaartje. Deze gegevens worden gebruikt voor het opbouwen en bijhouden van een netwerk aan zakelijke relaties. Uw persoonsgegevens worden beschermd verzonden en opgeslagen. CamCard is tot geheimhouding verplicht en zal uw gegevens vertrouwelijk behandelen. CamCard gebruikt uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven beschreven.

Grip

Voor het aanbieden van netwerkfaciliteiten tijdens onze evenementen maken wij gebruik van de zogenaamde ‘Chocoa 4 Business Matchmaking app’, aangeboden door event netwerkplatform Grip. Wij delen uw naam, zakelijke gegevens en de zakelijke evenementen die u bezoekt. Deze gegevens worden gebruikt voor het aanbieden van een database voor netwerkdoeleinden aan zakelijke relaties die onze evenementen bezoeken. Uw persoonsgegevens worden beschermd verzonden en opgeslagen. Grip is tot geheimhouding verplicht en zal uw gegevens vertrouwelijk behandelen. Grip gebruikt uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven beschreven.

Doel van de gegevensverwerking

Algemeen doel van de verwerking

Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend ten behoeve van onze dienstverlening. Dat wil zeggen dat het doel van de verwerking altijd direct verband houdt met de opdracht die u verstrekt of met de informatievoorziening die van belang is voor onze dienstverlening. Als u gegevens met ons deelt en wij gebruiken deze gegevens om – anders dan op uw verzoek – op een later moment contact met u op te nemen, vragen wij u hiervoor expliciet toestemming.

Delen van de gegevens met derden

Voor onze administratie, de organisatie van evenementen en overige dienstverlening maken wij gebruik van de diensten van ZZP’ers. Wij dragen zorg voor het verstrekken van opdrachten en het afsluiten van overeenkomsten met deze ZZP’ers. De door ons ingehuurde ZZP’ers hebben toegang tot uw gegevens voor zover dit nodig is voor de uitoefening van hun opdracht.

Uw gegevens worden niet met derden gedeeld, anders dan om aan boekhoudkundige en overige administratieve verplichtingen te voldoen. Deze derden en de gegevens die we met hen delen staan hierboven vermeld onder het kopje ‘Over de gegevensverwerking’. Deze derden zijn allemaal tot geheimhouding verplicht op grond van de overeenkomst tussen hen en ons of een eed of wettelijke verplichting.

Automatisch verzamelde gegevens

Gegevens die automatisch worden verzameld door onze website worden verwerkt met het doel onze dienstverlening verder te verbeteren. Deze gegevens (bijvoorbeeld uw IP-adres, webbrowser en besturingssysteem) zijn door ons niet te herleiden tot u als individueel persoon.

Medewerking aan fiscaal en strafrechtelijk onderzoek

In voorkomende gevallen kan Equipoise B.V. op grond van een wettelijke verplichting worden gehouden tot het delen van uw gegevens in verband met fiscaal of strafrechtelijk onderzoek van overheidswege. In een dergelijk geval zijn wij gedwongen uw gegevens te delen, maar wij zullen ons binnen de mogelijkheden die de wet ons biedt daartegen verzetten.

Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens zolang u een relatie van ons bent. Dit betekent dat wij uw klantprofiel bewaren totdat u aangeeft dat u niet langer van onze diensten gebruik wenst te maken, dan wel informatie van ons te willen ontvangen. Als u dit bij ons aangeeft zullen wij dit tevens opvatten als een vergeetverzoek. Op grond van toepasselijke administratieve verplichtingen dienen wij facturen met uw (persoons)gegevens te bewaren, deze gegevens zullen wij dus voor zolang de toepasselijke termijn loopt bewaren. Medewerkers hebben echter geen toegang meer tot uw cliëntprofiel en documenten die wij naar aanleiding van uw opdracht hebben vervaardigd.

Uw rechten

Op grond van de geldende Nederlandse en Europese wetgeving heeft u als betrokkene bepaalde rechten met

betrekking tot de persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt. Wij leggen u hieronder uit welke rechten dit zijn en hoe u zich op deze rechten kunt beroepen.

In beginsel sturen wij om misbruik te voorkomen afschriften en kopieën van uw gegevens enkel naar uw bij ons reeds bekende e-mailadres. In het geval dat u de gegevens op een ander e-mailadres of bijvoorbeeld per post wenst te ontvangen, zullen wij u vragen zich te legitimeren. Wij houden een administratie bij van afgehandelde verzoeken, in het geval van een vergeetverzoek administreren wij geanonimiseerde gegevens. Alle afschriften en kopieën van gegevens ontvangt u in de machine leesbare gegevensindeling die wij binnen onze systemen hanteren. U heeft te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u vermoedt dat wij uw persoonsgegevens op een verkeerde manier gebruiken.

Inzagerecht

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, in te zien. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacy zaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een kopie van alle gegevens met een overzicht van de verwerkers die deze gegevens onder zich hebben, onder vermelding van de categorie waaronder wij deze gegevens hebben opgeslagen.

Rectificatierecht

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te laten aanpassen. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacy zaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens zijn aangepast.

Recht op beperking van de verwerking

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te beperken. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacy zaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens tot u de beperking opheft niet langer worden verwerkt.

Recht op overdraagbaarheid

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, door een andere partij te laten uitvoeren. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacy zaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres afschriften of kopieën van alle gegevens over u die wij hebben verwerkt of in opdracht van ons door andere verwerkers of derden zijn verwerkt. Naar alle waarschijnlijkheid kunnen wij in een dergelijk geval de dienstverlening niet langer voortzetten, omdat de veilige koppeling van databestanden dan niet langer kan worden gegarandeerd.

Recht van bezwaar en overige rechten

U heeft in voorkomende gevallen het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door of in opdracht van Equipoise B.V.. Als u bezwaar maakt zullen wij onmiddellijk de gegevensverwerking staken in afwachting van de afhandeling van uw bezwaar. Is uw bezwaar gegrond dat zullen wij afschriften en/of kopieën van gegevens die wij (laten) verwerken aan u ter beschikking stellen en daarna de verwerking blijvend staken. U heeft bovendien het recht om niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming of profiling te worden onderworpen. Wij verwerken uw gegevens niet op zodanige wijze dat dit recht van toepassing is. Bent u van mening dat dit wel zo is, neem dan contact op met onze contactpersoon voor privacy zaken.

Cookies

Google Analytics

Via onze website worden cookies geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Deze verwerker is mogelijk verplicht op grond van geldende wet- en regelgeving inzage te geven in deze gegevens. Wij verzamelen informatie over uw surfgedrag en delen deze gegevens met Google. Google kan deze informatie in samenhang met andere datasets interpreteren en op die manier uw bewegingen op het internet volgen. Google gebruikt deze informatie voor het aanbieden van onder andere gerichte advertenties (Adwords) en overige Googlediensten en producten.

Cookies van derde partijen

In het geval dat softwareoplossingen van derde partijen gebruik maken van cookies is dit vermeld in deze privacyverklaring.

Wijzigingen in het privacy beleid

Wij behouden te allen tijde het recht ons privacy beleid te wijzigen. Op deze pagina vindt u echter altijd de meest recente versie. Als het nieuwe privacy beleid gevolgen heeft voor de wijze waarop wij reeds verzamelde gegevens met betrekking tot u verwerken, dan brengen wij u daarvan per e-mail op de hoogte.

Contactgegevens

Equipoise B.V.

Beurs van Berlage

Damrak 349

1012 ZJ Amsterdam

Nederland

E: info@chocoa.nl

Contactpersoon voor privacy zaken: Caroline Lubbers

Cookie Verklaring